لقد عملت عن بُعد لمدة ثلاث سنوات حتى الآن ، وتعلمت كيف أكون منتجًا عندما أكون في المنزل ، وكذلك كيفية إدارة الفرق البعيدة كمؤسس لشركة. لكنني سأكون صادقًا - لقد استغرق الأمر وقتًا طويلاً لمعرفة كيفية جعل العمل عن بُعد فعالاً. لقد كنت معتادًا على المقاطعة في كل خطوة على الطريق مع التواصل في الوقت الفعلي والبريد الإلكتروني ، لقد افترضت للتو أن هذا هو ما كانت عليه الأمور للجميع.
عندما كنت أعمل بمفردي وبدأت في تشخيص مشكلة المقاطعة طوال الوقت ، وجدت أن معظم وقتي غير المثمر قد قضيت في تقديم تحديثات الحالة وجمعها من كل شخص كنت أعمل معه. كلما كان الأشخاص الأقل معرفة - وخاصة الأشخاص الذين يشغلون مناصب قيادية - حول ما كنت أفعله ، زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية ورسائل الدردشة التي أرسلوها إلي. بعض القادة موافقون على عدم التواجد في الحلقة ، لكن البعض الآخر يشعر بالنفور إذا لم يسمعوا منك كل ساعة أخرى. كان مضيعة للوقت للجميع.
لذلك قمت بإجراء تغيير واحد كان له تأثير كبير. بدأت في إرسال بريد إلكتروني صباح كل يوم اثنين بعنوان 'خطتي للأسبوع'. في هذا البريد الإلكتروني ، سأخبر المستلمين بالضبط عن خططي لهذا الأسبوع وأسأل عما إذا كان لديهم أي أسئلة أو أي تعديلات يرغبون في إجرائها على أولوياتي.
تبدو هكذا:
مرحبًا بالجميع - ستكون أولويتي هذا الأسبوع التركيز على نشر منشورات المدونة وإنهاء خطة التسويق والشراكة الخاصة بنا.
فيما يلي بعض الأنشطة التي سأعمل عليها:
انشر مقالة 'إرشادات العمل من المنزل' على الإنترانت.
قم بإنشاء مسودة لخطة التسويق التي ناقشناها الأسبوع الماضي ، بهدف الحصول على الموافقة بحلول نهاية هذا الأسبوع.
لدي عدة اجتماعات مع شركائنا هذا الأسبوع. سأرسل ملخصًا لتلك المناقشات.
شكرا لك! إذا كان لديك أي أسئلة أو تريد أن ترى أي تعديلات على أولوياتي ، فيرجى إبلاغي بذلك.
شكرا لك!
- روبي
اعتمادًا على الأنشطة في ذلك الأسبوع ، أود أيضًا تضمين قسم 'ما أنهيت الأسبوع الماضي'. هذا القسم يبدو كالتالي:
في الأسبوع الماضي ، تمكنت من نشر منشور المدونة عن بُعد ، والتحدث مع ثلاثة من شركائنا ، وانتهيت من صياغة مسودة جيدة لخطتنا التسويقية التي ناقشناها الأسبوع الماضي. كنت آمل أن يتم الانتهاء من خطة التسويق ، لكنني ما زلت أنتظر عودة سوزي من الإجازة وسأراجعها معها عندما تعود هذا الأسبوع.
هذا بريد إلكتروني مفيد لإرساله إلى العملاء ، ولكنه مفيد أيضًا داخليًا. إذا كنت مؤسسًا أو مديرًا تنفيذيًا للشركة ، فسيبدو بريدك الإلكتروني للموظفين كما يلي:
مرحباً بالجميع - إليك أولوياتنا واتجاهنا لهذا الأسبوع.
نحن بحاجة إلى زيادة مبيعات مخزوننا الفائض. هل يمكن لفريق التسويق وضع خطة لبيع كل المخزون غير المستخدم الموجود لدينا في مستودعاتنا؟ إذا لم نبيعه في غضون 30 يومًا ، فسيتعين علينا التخلص من المخزون.
حملات البريد الإلكتروني لدينا تعمل بشكل رائع. دعونا نفعل المزيد منها. دعنا ننتقل من بريد إلكتروني واحد في الأسبوع إلى رسالتي بريد إلكتروني في الأسبوع.
قم بإلغاء جميع الاجتماعات غير الضرورية التي لا تتعلق بأهداف المبيعات خلال الثلاثين يومًا القادمة. نحن في وضع الأزمة ، وأود أن نركز على التعديلات التي يمكننا إجراؤها. أعلم أن بعضكم يعقد اجتماعات مهمة معي أيضًا ، ولكن إذا لم يكن الأمر متعلقًا بالمبيعات ، فيرجى إعادة جدولة الدعوة في الوقت الحالي.
- روبي
يمكنك أيضًا أن تطلب من فريقك أن يرسل لك تحديثات أسبوعية مماثلة حول ما أنجزوه وخططهم للأسبوع القادم.
عندما أرسل أنا وفريقي رسائل بريد إلكتروني مثل هذه ، عادةً ما يحبها العملاء وزملائي. إنه يقلل من قلقهم ويمنحهم مزيدًا من الرؤية لما يركز عليه كل شخص. أيضًا ، تقل المقاطعات بشكل كبير لأن المستلم مطمئن إلى أنك على رأس الأمور ، ولا تحتاج إلى تذكير للعمل في جميع الأوقات.
يمكن أن يوفر هذا البريد الإلكتروني لشركتك الكثير من الوقت.
