مقترحات الأعمال

اقتراح العمل هو مستند مكتوب يتم إرساله إلى عميل محتمل من أجل الحصول على وظيفة معينة. قد يتم طلب الاقتراحات أو غير مرغوب فيها. قد يطلب العميل ببساطة عرضًا لمشروع ما في سياق مكالمة مبيعات بالقول: `` كما تعلم ، يبدو هذا مثيرًا للاهتمام. لماذا لا ترسل لي اقتراحا بشأن ذلك. في حالات أخرى ، قد يكون الاقتراح طلبًا رسميًا ، وعادة ما يسمى RFP (طلب تقديم عرض). عادة ما تكون طلبات تقديم العروض عبارة عن مستندات أيضًا. وهي تحدد المنتج أو الخدمة التي سيتم تقديمها والمؤهلات المطلوبة والموعد النهائي للتقديم. من الواضح أن المقترحات المطلوبة تعني أن العميل قد قرر بالفعل إجراء عملية شراء. يبقى اختيار البائع فقط الذي يتعين القيام به. على النقيض من ذلك ، فإن الاقتراح غير المرغوب فيه غالبًا ما يكون عرضًا تقديميًا للمبيعات يرتدي عباءة أخرى - لكن الاقتراح يستهدف تحديدًا نشاطًا محددًا ومحدودًا. مثال على الاقتراح غير المرغوب فيه هو تقديم مخطط كتاب إلى ناشر يجادل في شعبية الموضوع ، وجدة النهج ، ومزايا المؤلف.

يجب التمييز بين مقترحات الأعمال تقديرات . في العديد من المجالات التي تنشط فيها الأعمال الصغيرة ، تخدم التقديرات نفس الغرض مثل الاقتراح. إنها الوثيقة التي تبرم بيع أعمال الأسقف أو الرصف أو خدمة تنظيف المنزل الشهرية. ولكن عند استخدام التقديرات ، يتم أيضًا تحديد مؤهلات البائع وطريقته في إنجاز الوظيفة ، ولكن بوسائل أخرى - عادةً عن طريق مقابلة أو مكالمة مبيعات. في بعض الأحيان يُفترض أن البائع مناسب للوظيفة لأن العمل يتمتع بالفعل بسمعة طيبة. من ناحية أخرى ، تتضمن المقترحات عادةً خدمات معقدة أو غير عادية لمرة واحدة مثل تنسيق الحدائق أو مسح السوق أو بناء مصفاة. في هذه الحالات ، يتطلب نهج الوظيفة والتصميم والتنفيذ والجدول الزمني وحتى الجماليات أكثر من مجرد تقدير بالدولار.

تعمل العديد من شركات الخدمات بالكامل على أساس الاقتراح. في حالات أخرى ، يكون الاقتراح مطلوبًا في بعض الأحيان ، وأحيانًا لا يكون كذلك. في المجالات عالية التقنية ، قد يتم ملء الاقتراح بقوائم جافة للمواصفات الهندسية و / أو تفاصيل العملية. لكن من الضروري أن نتذكر أن المقترحات هي دائمًا أولاً وقبل كل شيء مستندات المبيعات .

عناصر اقتراح الأعمال

في معظم الصناعات ، تحتوي المقترحات على تنسيق محدد جيدًا خاص بالمجال. قد تكون الأمثلة على ذلك توفير خدمات الأسلاك الكهربائية لمباني شاهقة رئيسية أو أساسات صب لتنمية الضواحي. في مثل هذه الحالات ، يجب على مقدم العطاء أولاً الحصول على العروض القديمة واتباع الهيكل المستخدم عادةً في تجارته في تلك السوق. في مهن مثل الهندسة المعمارية والمناظر الطبيعية ، يكون العرض المرئي ، أحيانًا حتى النموذج ، أمرًا أساسيًا للبيع. الشيء نفسه ينطبق على اقتراح الإعلان. في هذه المجالات الثلاثة - وهناك مجالات أخرى أيضًا - يكون العرض الفعلي عادةً عبارة عن اجتماع. أي وثيقة تكميلية وتميل إلى تلخيص العرض مع ما يسمى بـ 'لوحة المرجل' ، أي التفاصيل الإدارية.

فيما يلي مناقشة لمقترحات أكثر عمومية ، ترتبط عادةً بالدراسات أو الدراسات الاستقصائية أو أنشطة الخدمة (على سبيل المثال ، خدمات الحماية لمجمع المستودعات). في مثل هذه المقترحات ينطبق الهيكل العام التالي.

تحتوي جميع المقترحات على جزأين مختلفين على الأقل: خطاب تغطية ووثيقة الاقتراح نفسها. بالإضافة إلى ذلك ، في بعض الأحيان ، قد يتم توفير ملحق واحد أو أكثر مع المخططات والرسوم البيانية والصور الفوتوغرافية والخرائط وما إلى ذلك. المقترحات الموجزة ، التي تُعرف أحيانًا باسم 'مقترحات الخطابات' ، تجمع بين الجزأين الأولين في إرسال واحد بحد أقصى من ست إلى ثماني صفحات.

ال غطاء الرسالة بمثابة وثيقة إحالة. يستخدم العديد من المزايدين أيضًا خطاب الغلاف لتقديم جوهر الاقتراح في شكل مختصر للغاية ، وتسليط الضوء على مؤهلات مقدم العطاء ، وتسمية السعر ، وطلب الأمر.

ال وثيقة اقتراح عادة ما يكون له الهيكل التالي:

صفحة عنوان الكتاب. يتضمن هذا الجزء عادةً اسمك واسم شركتك واسم الشخص أو الشركة التي تم تقديم الاقتراح إليها وتاريخ التقديم.
جدول المحتويات. في حين أن هذه ليست ضرورية في العادة للمقترحات القصيرة ، إلا أنها تستخدم أحيانًا في المقترحات الرسمية المعقدة. في الحالات التي تقوم فيها الإدارات المختلفة للعميل بمراجعة أجزاء من المستند بشكل منفصل ، يعد جدول المحتويات وسيلة مفيدة لتوجيه القارئ بسرعة إلى مواضيع مثل الكهرباء والهيكلية والتدفئة والتبريد (في مشروع بناء) '¦ أو الطعام خدمات ، موسيقى ، ترفيه ، خدمات النقل (في مشروع لتنظيم مهرجان).
ملخص تنفيذي. يمكن تضمين ملخص هنا أو يمكن نقله في خطاب الغلاف.
بيان المشكلة / القضية / الوظيفة. يكرر هذا القسم ، بطريقة معاد صياغتها ، أهداف العميل وأهدافه كما يفسرها مقدم العطاء. يعتبر تضمين إعادة صياغة المشكلة هذا مفيدًا في إظهار للعميل أن مقدم العطاء يفهم المشكلة بشكل صحيح.
مقاربة. في هذا القسم يلخص مقدم العطاء منهجه المقترح لحل مشكلة العميل أو تنفيذ المهمة الضرورية. غالبًا ما يكون النهج المقترح هو مفتاح الفوز بالوظيفة - إذا كان السعر مناسبًا - لأنه يُظهر وسائل أو طرق تفكير أو تقنيات فريدة ، ولماذا ستحل المشكلة ، ولماذا تتفوق على البدائل. لا يلزم أن يكون القسم مفصلاً. يتم ترك التفاصيل للمنهجية. لكنها تقدم العناصر الإستراتيجية للمقترح وتجادل لصالحها.
المنهجية. يطور هذا القسم بشيء من التفصيل كيف سيتم تنفيذ النهج. يجب أن يكون مستوى التفاصيل كافياً فقط لنقل ما سيحدث للعميل بشكل مقنع دون التورط في التفاصيل.
مؤهلات مقدم العطاء. يقدم القسم توثيقًا لضرورة اختيار مقدم العطاء هذا على أساس المؤهلات والتاريخ الماضي والإنجاز الناجح لوظائف مماثلة في الماضي.
الجدول والمعايير. يتم عرض العناصر الرئيسية للوظيفة هنا مقابل خط زمني. إذا لزم الأمر ، يتم تحديد معايير محددة للإشارة إلى الإنجاز الناجح للأهداف الوسيطة.
عرض التكلفة وجداول الدفع والمسائل القانونية. يختتم العارض بتقديم السعر بأكبر قدر من التفاصيل كما هو مطلوب في طلب تقديم العروض. من الحكمة دائمًا تحديد النقطة التي يتوقع فيها مقدم العطاء الحصول على مدفوعات جزئية أثناء تقدم العمل. إذا كانت هناك مسائل قانونية ، فيمكن وضعها هنا. إذا كانت طويلة ، فقد تستحق جزءًا خاصًا بها.

مقترحات ناجحة

العروض الناجحة هي ، قبل كل شيء ، ما يصفه العملاء بأنه 'متجاوب' ، مما يعني أن مقدم العطاء قد قام بواجبه المنزلي ، وعلى دراية كاملة باحتياجات العميل وتطلعاته ، وقد استجاب بعناية لجميع جوانب طلب تقديم العروض. تعد الاستجابة في النهاية أكثر أهمية ، وكل شيء آخر متساوٍ ، من المظهر المرئي للعرض التقديمي أو حتى سيولة كتابته. إن الاقتراح الجميل والمكتوب بشكل جيد والذي يغفل أو يتجاهل العناصر الأساسية لمشروع العميل سيخسر أمام الاقتراح الباهت الذي يستجيب بطريقة أخرى. الكتابة في مجلة لوس أنجلوس بيزنس ، أشارت شارون بيرمان إلى أن 'أداء واجبك المنزلي وإجراء الاستعدادات المطلوبة يمكن أن يحدث فرقا كبيرا. هذا مهم بشكل خاص في ضوء الوقت والجهد الهائل اللازمين لصياغة اقتراح احترافي. إن الاجتماع مع صانعي القرار الرئيسيين في وقت مبكر وطرح أسئلة استقصائية لتحديد ما يبحثون عنه بالضبط هو الحد الأدنى من التحضير. وغني عن القول ، أن السعر التنافسي هو دائمًا المحدد النهائي بين المتنافسين المتساوين.