بصفتي مدربًا للقيادة ، فإن أحد الأشياء الرئيسية التي أعمل عليها مع القادة هي إنتاجيتهم. هذه مشكلة شائعة في العديد من المنظمات ، خاصة مع الشركات عالية النمو. إن النمو السريع للأعمال التجارية ووتيرة التغيير ترك العديد من المديرين التنفيذيين يكافحون للبقاء منظمين ومركزين ، مما يؤدي إلى نتائج شخصية باهتة.
مفتاح أي نظام إنتاجي هو التركيز على القيمة وليس الجهد. إن التنفيذيين الذين يركزون على التحقق من أكبر عدد ممكن من الأشياء في قوائم المهام الخاصة بهم كل يوم دون التفكير فيما يضعونه في تلك القوائم سينجزون كثيرًا ، لكن غالبًا ما يفشلون في تحقيق نتائج مهمة. التنفيذيون الذين يفكرون في الإجراءات الأكثر أهمية والأكثر تأثيرًا سيخلقون قيمة طويلة الأجل ويكونون ناجحين بشكل استثنائي.
واحدة من أفضل العادات التي ستساعدك في هذا المسعى هي تطوير عملية تخطيط أسبوعية شخصية. من خلال تخصيص الوقت الكافي للتخطيط لأسبوعك ، يمكنك تحديد أفضل استخدام لوقتك وطاقتك وتنظيم نفسك لتحقيق النجاح. إليك كيف أخطط لأسبوعي ليلة الأحد حتى أتمكن من الوصول إلى الأرض صباح الاثنين بثقة.
1. قم بمسح ذهني.
أول شيء أفعله في أي وقت أفكر فيه بالصورة الأكبر وأحاول التخطيط هو أن أقوم بمسح ذهني لتصفية أفكاري. تستعرض هذه العملية قائمة من المطالبات في فئات مختلفة ، وتبحث عن الأشياء التي أحاول تذكرها والالتزامات التي قطعتها (ما يسميه العلماء التحميل المعرفي ) ، ويخرجها على الورق. يؤدي هذا إلى إخراج المشتتات من رأسي حتى أتمكن من التركيز بشكل أفضل على العمل الذي أقوم به.
2. مراجعة الأسبوع القادم.
خطوتي التالية هي مراجعة جدول الأسبوع القادم. أوصي باستخدام إستراتيجية التقويم القابلة للدفاع ، والتي تعمل على تحسين إنتاجيتك من خلال تنظيم جدولك الزمني في أجزاء كبيرة من الوقت مع مهام مجمعة حسب الأهمية والإلحاح. هذا سيجعل تنظيم وإدارة عملك أسهل.
إذا لم تكن خطتي منظمة بشكل جيد ، أطلب تغييرات لتوفير الوقت المستمر في التقويم الخاص بي لإنشاء وقت مُركّز ولتحسين السفر والخدمات اللوجستية. هذا هو الوقت المناسب أيضًا لتحديد أي عمل تحضيري أو مراجعات أحتاج إلى القيام بها خلال الأسبوع.
3. نتطلع إلى الخروج من ثلاثة إلى خمسة أسابيع.
بمجرد أن أكون تحت السيطرة هذا الأسبوع ، أتطلع إلى الأمام ثلاثة إلى خمسة أسابيع أخرى لأي شيء يتطلب مني اتخاذ أي نوع من الإجراءات في الأيام السبعة المقبلة. أبحث عن أشياء مثل ترتيبات السفر ، والعمل الأكبر في المشروع ، والتطوير الإبداعي. القيام بذلك يمنع حدوث مفاجآت تؤدي إلى تدريبات على الحرائق بالنسبة لي أو لفريقي.
4. التفكير في الأسبوع الماضي.
بمجرد أن أفهم المستقبل جيدًا ، ألقي نظرة على الأسبوع أو الأسبوعين الماضيين وأرى ما إذا كانت هناك أي عناصر أو إجراءات مفتوحة من الأحداث السابقة ربما فاتني. أبحث عن فرص لكتابة ملاحظات شكر سريعة وتأكيد أي إجراءات أو خطط صادرة عن الاجتماعات السابقة. سأستغل هذا الوقت أيضًا للتفكير في الأمور التي سارت على ما يرام وما لم يتم ، وكيف يمكنني تحسين جدولي الزمني والتخطيط للمضي قدمًا.
5. تحقق من أهدافك طويلة المدى.
بعد ذلك ، أتحقق من أهدافي الفصلية والنتائج الرئيسية. بناءً على المكان الذي أريد أن أكون فيه في نهاية ربع العام ، أتحقق لمعرفة أين أحتاج إلى إحراز تقدم وتحديد المهام للأسبوع القادم. سأتواصل أيضًا مع الأشخاص الذين أحتاج إلى التنسيق معهم أو التعاون معهم لجدولة الوقت أو إعداد الاجتماعات.
6. فرز حسب الإلحاح والتأثير.
بمجرد تدوين المهام والتذكيرات الخاصة بي ، أبدأ بالفرز والتنظيم. سأدون ملاحظات حول التعقيد والحجم ثم أفرزها حسب معيارين رئيسيين. الأول هو الاستعجال ، وهو مدى أهمية المهمة لهذا الأسبوع. في الأساس ، إذا دفعته إلى الأسبوع المقبل ، فهل سيسبب مشاكل لي أو للآخرين؟ المعيار الثاني هو التأثير ، وهو مقدار القيمة التي تخلقها هذه المهمة بالنسبة لي على المدى القصير والطويل.
إذا قمت بالأشياء بشكل صحيح ، فسيكون جدولي منظمًا جيدًا وسيكون لدي خطة لكيفية تطور الأسبوع. سيكون لدي العديد من الفترات الزمنية للعمل المركز ، وتجميع المهام المتشابهة حتى أتمكن من البقاء في نفس العقلية وتقليل تبديل المهام.
بالطبع ، تحدث الحياة ، وفي صباح يوم الاثنين ، قد يظهر شيء غير متوقع وسأحتاج إلى إعادة تخطيط كل شيء. وهذا جيد.
لا تكمن قيمة التخطيط في أن الخطة ستنفذ بشكل مثالي. إنه عندما لا يحدث ذلك ، ستفهم ما هو على طبقك ، وما هي أولوياتك ، وكيف تريد إعادة تنظيم الأشياء للبقاء في الخطة.
