لقد كنا جميعًا هناك: إضاعة الوقت الثمين في اجتماع لا يتجه بسرعة إلى أي مكان.
هناك العديد من الأسباب لحدوث ذلك ، ولكن غالبًا ما يرجع ذلك إلى عدم الاستعداد. فكر في الأمر: يمكنك إرسال جدول أعمال مسبقًا ، ويمكنك توفير جميع الموارد التي يحتاجها فريقك لعقد اجتماع مثمر ، ولكن هذا لن يفيدك إلا إذا استغرق الأشخاص وقتًا في المراجعة والتفكير في الأمور مسبقًا.
فكرة أن أفرادك يستعدون جيدًا قبل كل اجتماع هي فكرة رائعة ، لكن دعنا نتحقق: لن يحدث ذلك ببساطة.
وهذا ما يجعل التكتيك التالي يغير قواعد اللعبة.
تكتيك من بيزوس: ابدأ بالصمت
تعلمت عن هذه الطريقة لأول مرة من مؤسس شركة أمازون ومديرها التنفيذي جيف بيزوس ، في أ مقابلة واسعة النطاق سلمها قبل بضع سنوات.
أحب أن أسميها: البداية الصامتة.
كيف يعمل؟
في المحاضر الافتتاحية لبعض الاجتماعات ، قبل بدء أي نقاش ، قرأ بيزوس وفريقه من كبار التنفيذيين المذكرات المطبوعة في صمت تام. (من المعروف أن المذكرات تصل إلى ست صفحات ، وقد تستمر البداية الصامتة لمدة 30 دقيقة.) خلال هذا الوقت ، يطلع الوسيط والحضور. يكتبون ملاحظات في الهوامش.
لكن الأهم من ذلك ، هم فكر في.
يقول بيزوس: 'بالنسبة للموظفين الجدد ، إنها تجربة أولية غريبة'. 'إنهم ليسوا معتادين على الجلوس بصمت في غرفة والقيام بقاعة الدراسة مع مجموعة من المديرين التنفيذيين.'
يقول بيزوس إن هذا التمرين المجتمعي له غرض رائع: فهو يضمن الاهتمام الكامل من جانب جميع الحاضرين. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في إعداد أولئك الذين يقودون مثل هذه المناقشات بشكل أفضل - بسبب المهارة والتفكير المركّز اللازمين لوضع هذه المذكرات معًا في المقام الأول.
يشرح المؤسس الشهير: 'يصعب كتابة جمل كاملة'. 'لديهم أفعال. تحتوي الفقرات على جمل موضوعية. لا توجد طريقة لكتابة مذكرة من ست صفحات ، وسردية منظمة وليس لديها تفكير واضح.
إذا كنت تخشى أن يؤدي بدء اجتماع لفترة طويلة من الصمت إلى نتائج عكسية ، يمكنني أن أؤكد لك أنه ليس كذلك. لقد استخدمت هذه الطريقة في اجتماعاتي الخاصة ، وهي في الواقع يحفظ الوقت على المدى الطويل. يتم وضع الأساس للاجتماعات في الوقت الفعلي ، حيث يبدأ الجميع ، حسنًا ، على نفس الصفحة. إذا تم تنفيذ المذكرة الأولية بشكل صحيح ، فإنها توفر توجيهًا حقيقيًا وتساعد في تقليل سوء الفهم.
ولكن أفضل ما في الأمر هو أن البداية الصامتة تمنح موظفيك ما يحتاجون إليه بشدة للقيام بعملهم على أكمل وجه:
زمن.
يمكن أن يؤدي التفكير المركز والتفكير الممتد إلى اكتشافات عميقة. تكمن المشكلة في أنه مع البريد الوارد الكامل والتقويمات المجدولة بشكل زائد عن الحد ، لا يأخذ الكثيرون الوقت ببساطة في هذا التمرين القيم.
لكن هذا الاستثمار الصغير لبضع دقائق يمكن أن يثمر أرباحًا ضخمة - في شكل مناقشة أكثر فائدة وتعاونًا ملهمًا. يمكن أن يحول الاجتماعات من شر مؤلم وضروري إلى تبادل أكثر انفتاحًا وإمتاعًا وإنتاجًا - المكان الذي تولد فيه الأفكار العظيمة أو تنقح.
هل ترغب في عرض ذلك على لك فريق أم منظمة؟
أعتاب برج الثور والجوزاء في العلاقة
ثم قد تفكر في منح بعض اجتماعاتك القادمة بداية صامتة.
