يمكن أن تأخذ هذه الحيلة بريدك الوارد من مئات رسائل البريد الإلكتروني إلى ما يقرب من إفراغها في دقائق

قلة من الناس يمكنهم القول إنهم لا يتركون بريدهم الوارد يخرج عن نطاق السيطرة. حتى لو كنت أكثر من البريد الوارد صفر أيها المحب ، هناك فرصة عادلة لأن تجد نفسك مع صندوق وارد غارق عندما تعود من إجازة أو تحتاج إلى الذهاب إلى مشروع لبضعة أيام.

ببساطة ، ترك رسائل البريد الإلكتروني في مكانها يضيع الوقت. أنت تضيع 27 دقيقة كل يوم إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في صندوق الوارد الخاص بك لأنه لا يمكنك إلا قراءة ما تراه عيناك.

يؤدي البريد الوارد الممتلئ أيضًا إلى مزيد من الانحرافات. تشير الدراسات إلى أن الأمر يتطلب 23 دقيقة للعودة لمهمتك الأصلية بمجرد مقاطعتها. بالإضافة إلى ذلك ، تخلق صناديق البريد الوارد الممتلئة فوضى بصرية ، مما يؤدي إلى استنفاد طاقتك المعرفية.

لمسح بريدك الوارد ، قد تطمح إلى مراجعة كل بريد إلكتروني على حدة. ومع ذلك ، قد يستغرق الأمر ساعات إذا قضيت دقيقة واحدة فقط على كل بريد إلكتروني. البديل محفوف بالمخاطر بالمثل - يمكنك نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد واحد شامل أو حذفها جميعًا والمخاطرة بفقدان ملاحظة مهمة.

ومع ذلك ، من خلال عملي التدريبي والتدريبي ، حددت ست عمليات بحث تحدد رسائل البريد الإلكتروني التي تقل احتمالية أن تتطلب معالجة فردية. باستخدام عمليات البحث هذه ، يمكنك نقل المئات - إن لم يكن الآلاف - من رسائل البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك في غضون دقائق ، وترك تلك التي من المرجح أن تتطلب مراجعة فردية.

قبل أن تتمكن من الاستفادة من عمليات البحث الستة هذه ، تحتاج إلى إنشاء مجلدين للبريد الإلكتروني. أولاً ، أنشئ 'أرشيف' في Outlook أو 'كل البريد' في Gmail ، ثم أنشئ 'قراءات' ، بغض النظر عن خدمة البريد الإلكتروني التي تستخدمها. بمجرد القيام بذلك ، إليك ست عمليات بحث يمكنك استخدامها لتحديد رسائل البريد الإلكتروني التي لا يحتمل أن تتطلب معالجة فردية.

1. انقل جميع رسائل البريد الإلكتروني الأقدم من 7 أيام إلى الأرشيف / كل البريد

ل دراسة 2018 وجد من 1،200 مستهلك أن 13 بالمائة فقط من العملاء وأقل من 1 بالمائة من زملاء العمل يتوقعون ردًا على بريد إلكتروني بعد يومين. هناك فرصة ضئيلة لأن لا يزال مرسل رسالة البريد الإلكتروني التي مضى عليها أسبوع يتوقع ردًا. لإزالة المزيد من رسائل البريد الإلكتروني ، قم بتغيير هذا إلى خمسة أو حتى ثلاثة أيام.

افصل رسائل البريد الإلكتروني هذه باستخدام تسلسلات البحث هذه ثم انقلها إلى الأرشفة / كل البريد:

كيف يتصرف رجل الجدي عندما يتعرض للأذى؟

• Gmail: in: inbox older_than: 7d
• Outlook: تم استلام:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)

2. انقل جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تم نسخها إليك والتي مضى عليها أكثر من 3 أيام إلى الأرشيف / كل البريد

عندما يتم إرسال نسخة إليك من رسائل البريد الإلكتروني ، هناك فرصة أقل للرد إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. ابحث عن رسائل البريد الإلكتروني هذه باستخدام تسلسلات البحث التالية ثم انقلها إلى الأرشيف / كل البريد.

• Gmail: cc: me older_than: 3d
• Outlook: نسخة إلى: بريدك الإلكتروني المستلم:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)

3. انقل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تحمل اسمك والتي مضى عليها أكثر من 3 أيام إلى الأرشفة / كل البريد

من غير المرجح أن تتطلب رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتضمن اسمك ردك. قد تتطلب بعض رسائل البريد الإلكتروني (على سبيل المثال ، الموجهة إلى فريق أو التي تبدأ بـ 'مرحبًا الكل') ردك ، ولكن من خلال ربط معيار الاسم المفقود بمعيار عمره 3 أيام ، يمكنك تقليل مخاطر فقدان شيء مهم.

• Gmail: -matt older_than: 3d
• التوقعات المستقبلية: لم يتم استلامها:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)

4. انقل جميع الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالقائمة البريدية إلى مجلد القراءات

ليس عليك قراءة النشرة الإخبارية. انقلهم إلى مجلد القراءات وقم بإعداد قواعد / عوامل تصفية لتوجيههم هناك تلقائيًا في المستقبل.

لا توجد طريقة مثالية للعثور على رسائل البريد الإلكتروني هذه ، ولكن يمكنك استخدام هذا البحث والتالي للحصول على معظمها:

• Gmail: in: inbox label: ^ unsub
• Outlook: إلغاء الاشتراك أو 'إلغاء الاشتراك'

5. نقل رسائل البريد الإلكتروني المتبقية للقائمة البريدية إلى 'قراءات' بالبحث عن مصطلحات قائمة بريدية شائعة

بعد استخدام البحث السابق ، ابحث عن المصطلحات التالية في Gmail و Outlook للعثور على أي متطرفين: 'سياسة الخصوصية' أو 'البنود و الظروف' أو 'التفضيلات' أو 'عرض في المتصفح' أو 'عرض كصفحة ويب.'

الرجل السرطان والمرأة العذراء

6. حذف إخطارات الردود على دعوات التقويم

في حين أن رسائل البريد الإلكتروني التي تخبرك بأن شخصًا ما يمكنه حضور اجتماع قادم يمكن أن تكون مفيدة في الوقت الحالي ، فلا داعي للسماح لرسائل البريد الإلكتروني هذه بسد صندوق الوارد الخاص بك عندما يمكنك عرض ردود الأشخاص بشكل إجمالي لأي اجتماع في الدعوة نفسها.

امض قدمًا وعزل رسائل البريد الإلكتروني هذه ثم احذفها:

• Gmail: من: calendar-notification@google.com
• Outlook: 'توقيت المحيط الهادئ' (استبدل منطقتك الزمنية). لسوء الحظ ، لا توجد طريقة بسيطة للغاية لعزل رسائل البريد الإلكتروني هذه في Outlook.

قد تؤدي عمليات البحث هذه إلى أرشفة بعض رسائل البريد الإلكتروني التي ترغب في بقاءها في بريدك الوارد ، ولكن الفوائد تفوق المخاطر بكثير. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك العثور على رسائل البريد الإلكتروني هذه في مجلداتك بسهولة كما تفعل في صندوق الوارد الخاص بك.