لماذا - وكيف - لتحديد أولويات الاجتماعات الفردية الأسبوعية

أليكس تولبرت ، أن منظمة رواد الأعمال (EO) عضو في ناشفيل ، وهو المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Bernard Health ، و شركة 5000 منتجها الرئيسي ، بيرني بورتال ، هي عبارة عن منصة موارد بشرية شاملة لأصحاب العمل الصغار مدعومة بآلاف من المتخصصين في جميع أنحاء البلاد. سألنا 'أليكس' عن أفضل الممارسات في تتبع إدارة الأداء. إليك ما شاركه:

تعد إدارة الأداء دائمًا موضوعًا ساخنًا في عالم الموارد البشرية ، وهناك الكثير من الطرق المختلفة التي يمكن للمسؤولين من خلالها التأكد من أن الفرق تسير على الطريق الصحيح ، وأن أهداف الموظفين يتم تحقيقها.

ومع ذلك ، هناك شيء واحد مؤكد: مراجعة الأداء السنوية ليست مثالية للقوى العاملة اليوم. تعد التعليقات المستمرة أمرًا بالغ الأهمية وأكثر فاعلية في إبقاء الفرق والمؤسسات على المسار الصحيح.

في شركتنا ، تعد الاجتماعات الفردية الأسبوعية بين المديرين وأعضاء الفريق جزءًا لا يتجزأ من ثقافتنا واستراتيجية إدارة الأداء. نحن نعتبر '1-1' الآلية الأساسية التي يجب على المنظمات استخدامها لضمان ردود الفعل والتحسين عالي الجودة.

إذا لم يكن لدى مؤسستك حاليًا إطار عمل لإدارة الأداء المستمرة والمتسقة ، فقد حان الوقت الآن لتطبيق نهج 1-1.

ما هو 1-1؟

اجتماع واحد لواحد ، أو 1-1 ، هو اجتماع مجدول أسبوعي يعقده كل مدير مع كل من تقاريره المباشرة. على عكس اجتماعات الفريق المجدولة بانتظام أو الاجتماعات الخاصة بالمشروع ، فإن الهدف من 1-1 هو توفير منفذ منتظم وسبل للتواصل ثنائي الاتجاه بشأن النطاق الكامل لمهام الموظف أو مسؤولياته أو مخاوفه.

ما هي فوائد 1-1؟

هناك فائدتان رئيسيتان لبناء استراتيجية 1-1 في ثقافة شركتك.

الأول هو التدريب. يريد معظم قادة الفريق من الموظفين تنمية مجموعات مهاراتهم ووظائفهم ، مما يسمح في النهاية للمديرين بتفويض المزيد والتعرف على مستوى أعلى من الإنتاجية. علاوة على ذلك ، يكون الموظفون أكثر سعادة بشكل عام عندما يتم إعطاء الأولوية لنموهم ، مما يؤدي إلى تحسين الاحتفاظ بهم.

ولكن بدون استراتيجية مخصصة تضمن التدريب المنتظم ، فمن السهل أن يتم دفع هذه المهام إلى الخلف حيث يركز كل من المديرين والتقارير المباشرة على المسؤوليات اليومية.

الفائدة الثانية للاجتماعات المنتظمة 1-1 هي من وجهة نظر الامتثال. عندما يحدد المديرون موظفًا لإنهاء الوظيفة ، يطلب قسم الموارد البشرية عادةً سجل حوار حول سبب الإنهاء من أجل حماية الشركة من منظور قانوني .

في كثير من الأحيان ، لا يدرك المديرون أن مثل هذه الوثائق ضرورية ، ولكن مع عدم وجود أي شيء مكتوبًا وعدم وجود سجل للتعليقات ، قد يكون من الصعب إنهاء خدمة الموظفين ، وخاصة أولئك الذين في الفصول المحمية.

تضمن الأسبوعية 1-1 ، مع جداول الأعمال والملخصات المكتوبة ، التوثيق المنتظم لهذه المحادثات ، وهو أمر مفيد لصحة المنظمة.

كيفية إجراء 1-1 مفيدة

عند الحديث عن جداول الأعمال والملخصات ، يعد التوثيق جزءًا حيويًا من خطة 1-1 فعالة. تعمل الاجتماعات المنتظمة بين المديرين والتقارير المباشرة على تحسين التدريب ، ولكنها لن تفعل الكثير في طريق الامتثال ما لم يكن هناك سجل مكتوب. علاوة على ذلك ، يؤدي تسجيل موضوعات الاجتماع كتابةً إلى اجتماعات أكثر إنتاجية بالإضافة إلى احتمالية أكبر للتفاهم المتبادل.

في شركتنا ، نطلب من أعضاء الفريق إرسال جدول أعمال خاص بالعناصر التي يرغبون في مناقشتها إلى مديرهم قبل يوم واحد على الأقل من موعدهم الأسبوعي 1-1. يرد المديرون بأي بنود جدول أعمال إضافية. هذا يجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية ، كما أنه يمنح كلا الطرفين وقتًا للتحضير. نحن نشجع أنه إذا كان بند جدول الأعمال حساسًا بطبيعته ، فينبغي وصفه على أكمل وجه ممكن لإعطاء الطرف الآخر وقتًا للتفكير فيه قبل المناقشة.

بعد الاجتماع ، يرسل أعضاء الفريق ملخصًا لبنود العمل ونقاط المناقشة المهمة. مرة أخرى ، يستجيب المديرون بأي عناصر أخرى يرغبون في توثيقها.

مساءلة المديرين

بمجرد تنفيذ استراتيجية إدارة الأداء ، قد يتعين على الموارد البشرية أو قائد الأعمال في البداية أن يكون استباقيًا في مساءلة المديرين عن هذه الاجتماعات.

تتمثل إحدى الطرق في شرح قيمة هذه الاجتماعات للمديرين وجعلهم يستثمرون في النتائج. إليك كيف يصف فريق النجاح المؤسسي لدينا 1-1: `` تستثمر شركتنا وقتًا كبيرًا في الإرشاد والتغذية الراجعة وتطوير الموظفين في 1-1s. بالنظر إلى الاستثمار ، من المهم أن نقوم بذلك بشكل جيد. لدينا بعض من أكثر محادثاتنا جدوى وإنتاجية في اجتماعات 1-1. عندما نقوم بعمل جيد ، فإن 1-1s تجعلنا منظمة أقوى. من المهم لنجاح الشركة المستمر أن يتم استيعاب هذه المعايير وتصبح جزءًا من حمضنا النووي الثقافي.

لمنظور آخر ، تحقق من مكان جيد للعمل بواسطة بن هورويتز . في هذا المقال ، فإن صاحب رأس المال الاستثماري ومؤلف الشيء الصعب حول الأشياء الصعبة يكتب عن تجاربه مع مدير لم يجر اجتماعاً 1-1 في ستة أشهر ، ولماذا هذه الاجتماعات جزء لا يتجزأ من بناء شركة قوية وخلق مكان جيد للعمل للموظفين.

قد لا يبدو 1-1 كأداة ناجحة لمؤسستك في البداية ، ولكن في تجربتنا ، فهي مكون أساسي لإنشاء منظمة ناجحة. إنه يضفي إحساسًا بالمساءلة لأعضاء الفريق على كل مستوى ويضمن إعطاء الأولوية لكل من نجاح الموظف والتنظيم.