منذ أن جلب راي كروك ماكدونالدز إلى الجماهير ، كان رواد الأعمال يطمحون إلى تبسيط وتبسيط عملياتهم القابلة للتكرار ، وغليان العمليات التجارية المعقدة إلى مهام يمكن تدريبها بسهولة.
لكن هناك خطر في الذهاب بعيدًا. إذا كان هدفك هو حماية عملك بشكل وهمي ، فكر مرة أخرى.
وفقًا لـ Reed Hastings ، مؤسس Netflix ، فإن النتيجة غير المتوقعة لتبسيط نموذج عملك هي أن موهبتك القادمة لن تكون عالية الإنجاز. شارك على ' سادة المقياس 'البودكاست ،' ما فشلنا في فهمه هو التحقق الوهمي من جميع الأنظمة التي سيكون لدينا نظام حيث لا يرغب سوى الدمى في العمل هناك. '
17 علامة نجمة أكتوبر ذكر
فكر في ذلك لمدة دقيقة.
إذا كان كل قرار داخل عملك مدفوعًا بالسياسة بدلاً من الأشخاص ، فلن يكون هناك مجال للأفراد المستقلين والمبدعين والموهوبين للتفكير بأنفسهم ودفع عملك إلى الأمام.
قصة Netflix ليست استثناءً - فهي تحدث دائمًا بنفس الطريقة. تبدأ المنظمة كشركة ناشئة ذكية ، وساذجة لجميع المشاكل التي لا بد أن تواجهها.
بعد ذلك ، بمرور الوقت ، مع ظهور هذه المشكلات ، يتم تطوير السياسات والإجراءات مثل الدروع الواقية للبدن لحماية الشركة من ارتكاب نفس الأخطاء مرة أخرى. شيئًا فشيئًا ، تتسلل البيروقراطية ، وإذا لم تكن حريصًا ، فقد ينتهي بك الأمر تحت جبل من الروتين.
إذن ، كيف توازن بين فائدة تطوير إجراءات التشغيل القياسية دون أن تقضي على روح شركتك الناشئة الرائعة؟
بصفتي الرئيس التنفيذي لشركة Trainual ، رأيت آلاف الشركات تفعل ذلك بشكل صحيح. إليك الطريقة:
ابدأ بتفاصيل أقل مما تعتقد.
يقولون إن أفضل كاميرا هي التي لديك. وبالمثل ، فإن أفضل عملية مكتوبة هي العملية المكتوبة بالفعل. لا تحتاج إلى الكثير من التفاصيل خارج البوابات.
ربما تكون قد شرعت في إنشاء مجموعة شاملة من إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) ، وأنت عالق. إليك السر: ربما تفكر كثيرًا في الأمر.
عندما تبدأ ، كلما قلت التفاصيل ، كان ذلك أفضل. حتى لو كنت منشد الكمال بطبيعتك ، فلا ينبغي أن تكون إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك هي كنيسة سيستين. سوف يرهقك ذلك ، ومن المحتمل أن يبكي موظفيك.
إذا احتاج فريقك إلى مزيد من التفاصيل ، فسيطلبون ذلك! هذا النهج التصاعدي للتوثيق أقل إرهاقًا بكثير ، وأسهل كثيرًا مواكبة ذلك. أضف التفاصيل بمرور الوقت ، على النحو المطلوب.
وثق أفضل ممارساتك وليس أسوأها.
قصة Netflix شائعة جدًا. يتم إنشاء معظم السياسات والإجراءات كرد فعل لمشكلة ما.
إذا كنت تقوم باستمرار بسد ثقوب في السفينة ، فلن يكون لديك وقت لبناء سفينة أفضل.
بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون وثائقك مدفوعة بفريقك إيجابي أداء. في كل مجال من مجالات عملك ، هناك شخص ما يفعل شيئًا صحيحًا. هناك أفضل الممارسات لكل شيء.
لذلك ، قم بتجميع الوثائق الخاصة بك من خلال تمكين أفضل الموظفين أداء لكتابة ما ينجح ومشاركته مع بقية الفريق.
تم وضع القواعد الخاصة بك ليتم كسرها.
عندما تكون القواعد مكتوبة على الحجر ، فهذا يعني أحد شيئين. إما أنك ديكتاتور ولست منفتحًا على التعليقات ، أو أن مؤسستك تتحرك ببطء شديد للتكيف مع أفضل الممارسات الجديدة.
فكر في سياساتك وإجراءاتك مثل لوحة المتصدرين في لعبة الورق. بمجرد أن يتوصل شخص ما إلى طريقة أفضل للقيام بشيء ما ، يجب أن يرتقي إلى القمة باعتباره الفائز الواضح والواضح ، ويجب على الجميع التعرف عليه.
في Facebook ، هناك حوالي 10000 إصدار مختلف من النظام الأساسي يعمل في أي وقت ، لأن مطوريه يتنافسون باستمرار لتحسين مقاييسهم الخاصة. عندما يتفوق تصميم أو ميزة جديدة على المعيار ، تتم إعادة كتابة المعيار. يجب أن يعمل عملك بنفس الطريقة.
يجب أن تقوم بالتنظيم أثناء الإنشاء.
على مدى سنوات من التوثيق ، سوف تتطور أعمالك. ستتغير بعض العمليات وسيصبح البعض الآخر غير ذي صلة على الإطلاق ، لذا فإن مهمتك هي الحفاظ على تحديث مجموعتك.
على الأقل ، قم بجدولة بعض الوقت كل عام - ربما أثناء التخطيط السنوي - لمسح إجراءات التشغيل الموحدة الخاصة بك وتقليم القائمة. يجب على المنظمات الكبيرة القيام بذلك كل 90 يومًا ، أو أكثر من ذلك ، حتى لا تخلط الفوضى بين عدد لا يحصى من التعيينات الجديدة.
امنح كل شخص في مؤسستك السلطة لتحرير عملياتك ، أو على الأقل اقتراح تعديلات أثناء مراجعتها ، ولكن حدد شخصًا واحدًا في الشركة لتولي ملكية النظام بالكامل.
لا ينبغي أن يعني تطوير إجراءات التشغيل القياسية تدقيقًا زائفًا لعملك. إذا قمت بتمكين فريقك لالتقاط أفضل ممارساتهم ، وتحديهم للتحسين المستمر ، والحفاظ على فوضى المحتوى الخاص بك خاليًا وواضحًا ، فسوف تخلص الشركة من الأخطاء الغبية دون قتل الثقافة.
